Informativa Fornitori e clienti

Informativa sul trattamento dei dati ai sensi degli artt. 13 e 14 del regolamento (UE) 2016/679

Aurobindo Pharma (Italia) S.r.l. (nel seguito “Aurobindo“) fornisce questa informativa in qualità di titolare del trattamento non solo per adempiere agli obblighi di legge in materia di protezione dei dati personali previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento“), ma anche perché la tutela dei dati personali rappresenta un valore fondamentale della nostra attività di impresa. Di seguito verranno fornite importanti informazioni in merito alle finalità e alle modalità del trattamento dei dati personali svolto da Aurobindo in occasione delle relazioni contrattuali e precontrattuali instaurate con i propri clienti e fornitori.

Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

Il Titolare del trattamento dei dati personali, cioè chi assume le decisioni in merito alle modalità e alle finalità del trattamento, è Aurobindo Pharma (Italia) S.r.l. con sede legale in Via San Giuseppe, 102, 21047 – Saronno (VA).

Il Responsabile della Protezione dei Dati (nel seguito “DPO”) è la figura incaricata di sorvegliare l’osservanza del Regolamento in relazione ai trattamenti di dati personali effettuati da Aurobindo. È possibile contattare il DPO all’indirizzo email dpo@aurobindo.com oppure per posta scrivendo alla sede di Aurobindo.

Tipologia e fonte dei dati personali

Nel corso dei rapporti contrattuali intercorrenti con la Vostra società e delle eventuali trattative condotte allo scopo di instaurare un successivo rapporto di fornitura, Aurobindo può venire a conoscenza di alcuni dati personali relativi al Vostro personale dipendente o ad altre figure professionali che operano nell’ambito della Vostra organizzazione aziendale (gli “Interessati”). Per esempio, durante la gestione e l’esecuzione del rapporto contrattuale ovvero nella fase di invio delle nostre proposte commerciali volte all’instaurazione di una successiva relazione contrattuale, in occasione della conduzione delle trattative con la Vostra società, della gestione e dell’esecuzione del successivo contratto, possono esserci trasmesse o possiamo venire a conoscenza di informazioni riguardanti il personale addetto alla conduzione delle trattative e all’esecuzione dei contratti, tra cui i nominativi dei referenti interni per la stipulazione e la gestione dei contratti, per la ricezione degli ordini e per la gestione delle spedizioni.

Inoltre, possiamo anche raccogliere informazioni relative a figure che all’interno della Vostra società ricoprono determinate funzioni o qualifiche, quali ruoli apicali nell’ambito della Vostra organizzazione aziendale, ivi ricompresi il presidente, l’amministratore delegato/unico, il procuratore, il legale rappresentante.

Tali dati personali possono essere raccolti direttamente presso gli Interessati, nel caso in cui il nostro interlocutore sia una ditta individuale o una persona fisica. I dati sono invece di norma comunicati dalla società nell’ambito della cui organizzazione opera l’Interessato. Infine, alcune informazioni, relative ad esempio ai rappresentanti e procuratori o altre figure apicali, sono acquisite e/o verificate anche presso fonti pubbliche, ad esempio presso la Camera di Commercio, i servizi di informazione commerciale, banche dati pubbliche e private nelle quali sono raccolti dati di contatto delle società, gli albi pubblici, le pagine web delle singole società con le quali instauriamo un rapporto di collaborazione.

Aurobindo potrà raccogliere e trattare, in via esemplificativa e non esaustiva, dati identificativi, anagrafici, di contatto, finanziari, fiscali, tra cui in particolare nominativi, qualifiche, numeri di telefono, codice fiscale, P.IVA., altri dati contenuti nei documenti identificativi, dati di pagamento e bancari, eventualmente la ragione sociale e gli indirizzi di posta elettronica degli Interessati.

Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati degli Interessati è effettuato da Aurobindo nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all’eventuale instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti commerciali/contrattuali con i propri clienti e fornitori (ivi inclusa la gestione del rapporto pre-contrattuale di clienti e fornitori e/o l’inserimento di alcune informazioni nella propria anagrafica clienti e fornitori). In particolare, i dati saranno trattati per il perseguimento delle seguenti finalità:

1. procedere all’acquisizione di nuovi clienti, anche attraverso la partecipazione a gare di appalto indette dalla propria clientela (e/o potenziale clientela), mediante l’invio di offerte commerciali oppure attraverso il proprio personale della funzione vendite che introduce l’attività di Aurobindo ai potenziali clienti. Il trattamento di alcuni dati può essere essenziale per la successiva instaurazione di un rapporto con la propria clientela e/o con fornitori e non richiede il consenso dell’interessato. La base giuridica del trattamento si individua alternativamente nell’esecuzione degli obblighi normativi (per esempio gli obblighi legati alla partecipazione a gare di appalto e/o procedure concorsuali indette dai nostri clienti e anche eventualmente dalla Vostra società) e delle misure precontrattuali che precedono l’instaurazione di un contratto di fornitura con la Vostra società.
2. eseguire gli adempimenti strettamente connessi all’instaurazione, gestione e all’esecuzione del contratto con la Vostra società, tra cui la gestione amministrativa e contabile dei contratti, la gestione dei pagamenti e delle fatture, l’invio degli ordini. Possiamo inoltre raccogliere alcune informazioni per l’instaurazione e successiva gestione dei c.d. “Contratti di visibilità”. Il conferimento dei dati per tali attività è essenziale per la corretta instaurazione e gestione del contratto e non necessita del consenso dell’Interessato. La base giuridica del trattamento si individua nell’esecuzione del contratto.
3. adempiere agli obblighi derivanti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria per esempio in materia fiscale e contabile, per cui il conferimento dei dati è obbligatorio e il trattamento non necessita del consenso dell’Interessato. La base giuridica è individuata nel rispetto degli obblighi derivanti dalla vigente normativa.

Modalità del trattamento e natura del conferimento

Tratteremo i dati degli Interessati utilizzando prevalentemente sistemi informatici e strumenti di analisi mediante personale autorizzato e opportunamente formato di Aurobindo. Adottiamo misure volte a garantire l’applicazione dei principi di correttezza, liceità e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali (ivi incluso il Regolamento), tutelando la riservatezza delle informazioni raccolte tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative che garantiscano un livello di sicurezza adeguato al rischio, volto a prevenire la perdita, l’uso illecito e non corretto nonché l’accesso non autorizzato ai dati degli Interessati (ad esempio impedendo l’accesso a soggetti non autorizzati salvo i casi obbligatori per legge, o la capacità di ripristinare l’accesso ai dati in caso di incidenti fisici o tecnici).

Potremo utilizzare anche canali di comunicazione digitali (e-mail, sistemi di messaggistica istantanea etc.) e telefonici (chiamate, SMS etc.) e postali. Nel trattamento dei dati svolto in occasione della gestione dei rapporti con la clientela ed i fornitori, dell’evasione degli ordini possiamo altresì utilizzare sistemi informatizzati.

Il conferimento dei dati degli Interessati è necessario per il perseguimento delle finalità sopra esposte e, in mancanza, non sarà possibile instaurare talune relazioni commerciali, eseguire correttamente obbligazioni precontrattuali e contrattuali o, ove già instaurata una relazione contrattuale, adempiere agli obblighi e impegni derivanti da tale contratto. Per esempio, qualora non si provveda a fornire un indirizzo di consegna esatto o un nominativo interno alla Vostra società per la ricezione degli ordini, non sarà possibile recapitare la merce.

Conservazione dei dati

I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate. In particolare, nel caso in cui venga instaurata una relazione contrattuale con la Vostra società, le informazioni relative agli Interessati saranno conservate per tutta la durata del rapporto contrattuale, in ogni caso in ottemperanza agli obblighi civili e fiscali (ad esempio obbligo civilistico di conservare le fatture e la documentazione aziendale per almeno 10 anni).

Comunicazione e diffusione dei dati

Nello svolgimento delle proprie relazioni contrattuali e della propria attività produttiva e commerciale, Aurobindo si avvale di soggetti terzi ai quali è affidato il trattamento dei dati degli Interessati. L’accesso ai dati da parte di queste società è regolato da specifici accordi contrattuali che limitano l’utilizzo di tali dati ai soli trattamenti necessari per il perseguimento delle finalità sopra riportate. Tali soggetti agiscono come responsabili del trattamento su istruzioni e per conto di Aurobindo e possono essere chiamati a rispondere direttamente qualora trattino i dati in modo non conforme alle istruzioni ricevute o alla normativa in materia di protezione dei dati personali.

Fatte salve le comunicazioni necessarie in adempimento di obblighi di legge, i dati degli Interessati potranno essere comunicati al personale autorizzato di Aurobindo che sia stato opportunamente informato e formato, oppure al personale di soggetti terzi che operano per conto e su istruzioni di Aurobindo in qualità di responsabili del trattamento, tra cui le società che forniscono supporto e assistenza in materia nella gestione delle nostre infrastrutture informatiche, erogano servizi di conservazione sostitutiva e forniscono ad Aurobindo i sistemi informatici attraverso i quali vengono organizzate e gestite alcune attività operative, quali la gestione dell’anagrafica clienti e fornitori, l’erogazione degli ordini, la partecipazione a gare d’appalto o altre procedure concorsuali, oppure ancora la stipulazione e l’esecuzione dei contratti di visibilità con una parte della clientela o dei fornitori.

In linea di principio Aurobindo conserva i dati in Italia o nell’Unione Europea, ma alcuni dati possono essere comunicati a società che hanno sede al di fuori del SEE, come ad esempio la capogruppo Aurobindo Pharma Ltd in India; in tal caso Aurobindo ha provveduto alla stipulazione di specifici accordi contrattuali, inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo, che vincolano le società che trattano dati personali al di fuori del SEE alle garanzie previste dal Regolamento (es. adozione di contratti approvati dalla Commissione Europea ai sensi del Regolamento).

Nello svolgimento delle proprie attività ordinarie aziendali i dati degli Interessati potranno essere comunicati a liberi professionisti, società di consulenza, istituti di credito, banche, assicurazioni, società di recupero del credito, società operanti nella logistica e nei trasporti o altri soggetti che operano come autonomi titolari del trattamento.

Infine nell’ipotesi in cui Aurobindo sia coinvolta in operazioni societarie anche straordinarie, i dati potranno essere comunicati ai soggetti coinvolti in tali operazioni e alle figure professionali che supportano Aurobindo o gli altri soggetti coinvolti nelle predette operazioni, se necessario ai fini delle relative valutazioni.

Per avere maggiori informazioni sui Responsabili che trattano i tuoi dati per conto di , è possibile scrivere alla sede di Aurobindo all’attenzione del DPO o all’indirizzo email dpo@aurobindo.com.

Diritti degli Interessati

La legge riconosce agli Interessati il diritto di controllare come sono trattati i tuoi dati, e di limitarne, eventualmente l’uso. È possibile esercitare questi diritti in qualunque momento e gratuitamente rivolgendoti a  e scrivendo ai recapiti indicati all’inizio.  Aurobindo farà tutto quanto necessario per facilitare l’esercizio dei diritti da parte degli Interessati. In particolare, ai sensi degli artt. 15-21 del Regolamento gli Interessati hanno il diritto di:

• ricevere conferma dell’esistenza dei propri dati personali, accedere al loro contenuto e ottenerne copia (diritto di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i propri dati personali (diritto di rettifica);
• chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati personali nelle ipotesi previste dal Regolamento, ivi incluso il caso in cui i dati siano stati trattati in violazione di legge o qualora non sia necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto alla cancellazione e diritto alla limitazione);
• revocare il consenso, ove prestato, in qualsiasi momento e senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (diritto di revoca del consenso);
• nei limiti di quanto previsto dal Regolamento, ricevere copia dei dati forniti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento se tecnicamente fattibile (diritto alla portabilità dei dati);
• opporsi al trattamento nelle ipotesi in cui sia previsto dal Regolamento (diritto di opposizione).

Precisiamo tuttavia che le richieste di cancellazione dei dati sono subordinate agli obblighi di legge e regolamentari in materia di conservazione dei documenti.

Per esercitare i diritti gli Interessati possono inviare in qualsiasi momento una e-mail a dpo@aurobindo.com, oppure scrivere alla sede di  agli indirizzi di contatto sopra riportati.

Nel contattarci, sarà opportuno includere il proprio nome, l’indirizzo email, l’indirizzo postale e/o numero/i di telefono per consentirci di gestire correttamente la tua richiesta.

Nel caso in cui gli Interessati ritengano che i dati non siano stati trattati conformemente alla normativa o vi siano contestazioni in merito al loro utilizzo è possibile proporre reclamo all’Autorità di controllo dello Stato membro in cui l’Interessato risiede, lavora, oppure del luogo in cui si è verificata la presunta violazione.